czwartek, 9 listopada 2017

Praktyczne Biuro - G-docs w pracy biurowej

Odkąd zaczęłam przygodę z pracą jako wirtualna asystentka, zaczęłam dostrzegać coraz więcej fantastycznych - również wirtualnych - rozwiązań, które w znacznym stopniu ułatwiają codzienne funkcjonowanie pracownika biurowego. Pomysły te są na tyle uniwersalne, że z czystym sumieniem można je polecić nie tylko freelancerom, ale również pracownikom stacjonarnym, studentom, maturzystom... Słowem: każdemu, kto z często korzysta z internetu, poczty mailowej i prostych programów biurowych.


Jednym z moich faworytów są programy biurowe Google Docs, Google Sheets, Google Slides, czyli odpowiedniki MS Word, MS Excel i MS Powerpoint. Na czym polega ich potęga? 

  1. Dokumenty są dostępne w chmurze, tam też się zapisują i aktualizują. Dzięki temu, nie zaśmiecamy sobie dysku wersjami roboczymi tekstu, nad którym aktualnie pracujemy wraz z inną osobą. Znikają nam wersje robocze typu "Umowa1.doc", "Umowa2.doc", "Umowa2_po_poprawkach.doc" Dopiero gdy osiągniemy konsensus i ustalimy ostatecznie obowiązującą wersję, zapisujemy ją na dysku. 
  2. Dokument automatycznie zapisuje wszystkie pojawiające się zmiany, dzięki czemu w razie nagłej awarii komputera, nie utracimy danych.
  3. Sami decydujemy komu i w jaki sposób udostępnimy dokument. Aby to zrobić, możemy wskazać adresy mailowe osób, które po zalogowaniu będą miały dostęp do dokumentu albo utworzyć uniwersalny link i przesłać go osobom, które mają mieć dostęp do dokumentu. Co osoby te mogą zrobić z naszym dokumentem? W zależności od wybranej opcji: jedynie go wyświetlić, komentować albo edytować.
  4. W przypadku kiedy więcej niż jedna osoba ma prawo edytować dokument, wszystkie zmiany, jakie zostały dokonane, zostają wyróżnione w "historii zmian", dzięki czemu dokładnie wiemy, kto i w którym miejscu dokonał edycji. 
  5. W G-programach w zasadzie został zachowany layout stacjonarnych programów MS Office: paski narzędzi, ikony poleceń. Nie są one wierną kopią programów stacjonarnych, jednak osoba zaznajomiona z pakietem MS Office nie napotka większych trudności w odnalezieniu poszukiwanych poleceń. 

Kliknij aby powiększyć

Spotkałam się z zarzutami, że wersje w chmurze są uboższe niż tradycyjne. To prawda. Wystarczy rozwinąć chociażby listę dostępnych czcionek programu G-Docs i MS Word, różnica jest kolosalna. Jednak na potrzeby codziennej pracy biurowej, wersje Google w zupełności mi wystarczają i zdecydowanie ułatwiają pracę w charakterze wirtualnego Office Managera.

sobota, 4 listopada 2017

Praktyczny Dom - lodówkowe SOS

W Praktycznym Domu zazwyczaj wszystko mamy zaplanowane, wcześniej przygotowane i uszykowane. Inaczej nie wyobrażam sobie codzienności - wariacja przy trójce Bąbli i tak jest na porządku dziennym, a gdyby dodać do tego jeszcze ogólnodomowe niezorganizowanie, przepadlibyśmy w chaosie.
Oczywiście plany planami, a życie potrafi płatać figle i od czasu do czasu drobiazgi wymykają się spod kontroli. Tak jest też w kwestii jedzenia. Bywa tak, że misternie przygotowywany, zdrowy i smaczny obiad niestety nie przypadnie Bąblom do gustu i trzeba szybko wygłówkować coś w zamian. Zdarza się też tak, że plany na dany dzień nagle zmieniają się o 180 stopni, a ustalony wcześniej jadłospis nijak się ma do nowego planu dnia. 

Dlatego też zawsze mam w zamrażalniku kilka przydatnych żywieniowych desek ratunkowych:
  1. Niemowlęce obiadki i owoce. Na wypadek gdyby akurat nie było z czego Bąblowi przyrządzić świeżego obiadku, zawsze mam kilka propozycji w zamrażalniku, które wystarczy odmrozić i podać. Przechowujemy w plastikowych 100-ml przezroczystych zamykanych pojemniczkach (kupione hurtowo w Selgrosie).
  2. Małe porcje kopytek, pierogów i bułek na parze. Nasze dziewczyny mogłyby codziennie jeść je na obiad. Dlatego małe porcje, w sam raz na jeden obiad, trzymam zamrożone na "czarną godzinę". Do kopytek i bułek na parze robię jajko sadzone, pierogi są daniem same w sobie - i szybki obiad gotowy w parę minut!
  3. Parówki - mrożone po dwie sztuki. Nie tylko obiad może okazać się problemem, również na śniadanie czasami brakuje weny (albo apetytu Bąbli), dlatego zawsze pod ręką mamy jedną porcję parówek, które raz-dwa można odmrozić i podać.
  4. Mrożone mieszanki warzywne. Jeśli od rana decyduję się gotować zupę, a nie mam w domu świeżych warzyw, chętnie korzystam z tych mrożonych - bazujących na kalafiorze lub brokułach. Cała paczka do gara, przyprawy do smaku, po ugotowaniu zaciągam śmietaną i... wszystko miksuję na drobną papkę. Miksowana zupa z grzankami (lub groszkami ptysiowymi) to zdecydowany faworyt naszych Dziewczyn (a ze względu na łatwość i czas wykonania również i mój).
  5. Paczka paluszków rybnych lub szpinakowych. Nie wiem co Bąble widzą w tych paluszkach, ale wcinają aż się uszy trzęsą. Jeśli nie mamy pomysłu na kolację albo wiemy, że to będzie ciężka przeprawa - bo humory nie dopisują - zawsze w pogotowiu czekają ukochane "chrupaski" - gwarancja zjedzonej kolacji.
  6. Kostki lodu - banalny gadżet, który niejednokrotnie ratował cenne minuty oczekiwania na posiłek. Zanim ostudzi się świeżo zdjęty z ognia kisiel albo chwilę wcześniej zaparzona herbata, usłyszę ze sto dwadzieścia trzy razy "kiedy będzie?", "głodna jestem", "daaaaj pić" i inne podobne okrzyki. Żeby skrócić sobie mękę, dorzucam dwie-trzy kostki lodu i po chwili danie nadaje się do spożycia, nie tracąc przy tym smaku.

A jak Wasze doświadczenia? 
Macie sprawdzone lodówkowe "deski ratunkowe"? 
A może dajecie radę bez mrożonek?


Jeśli spodobał Ci się ten wpis, 
polub nas na Facebooku i bądź na bieżąco!

sobota, 28 października 2017

Praktyczny Dom - jesienne wypieki

Pomysł na dzisiejsze poranne wypieki pojawił się nagle. Szary dzień, weekend w domu, nie pchamy się na dwór, chcąc raz a dobrze wyleczyć ciągnące się już całe wieki katary... Dziewczyny się nudzą, ciągną do zabawy, w którą następnie niekoniecznie chcą się bawić - co tu robić?

Tata został z Juniorem, a my - jak na trzy kobiety przystało - wylądowałyśmy w kuchni. Jak już wspominałam - katar u nas na porządku dziennym - szybko zebrałam więc stare rolki po papierze toaletowym. Do tego mąka, sól, woda i barwniki do jajek :) Co z takiej mieszanki możemy wyczarować? 



Mieszamy sól, mąkę, wodę - wszystko w równych ilościach (np. po pół szklanki). Gotową masę zabarwiamy barwnikiem. U nas królowały dzisiaj kolory jesieni - żółty, czerwony, pomarańczowy i trochę zielonego. W ten sposób powstają "rosnące farby". Gotową paćką Dziewczyny ozdobiły wycięte chwilę wcześniej szablony, a następnie... wsadziłyśmy dzieła do mikrofalówki!!!

Na efekty długo nie trzeba było czekać. Minutka-dwie i ze środka wyciągnęłam wspaniałe kolorowe korony jesiennych drzew, które umocowałyśmy na pomalowanych w międzyczasie rolkach po papierze (po zapieczeniu w mikrofalówce, paćka staje się zupełnie sztywna i nadaje się do wszelkiej aktywności twórczej). Dziewczyny szczęśliwe, brudne na całego, spełnione artystycznie poszły bawić się dalej.




Polecamy jesienne wypieki wszystkim głodnym manualnej zabawy z Bąblami. 

A jeśli spodobał Ci się ten wpis, 
polub nas na Facebooku i bądź na bieżąco z praktycznymi zabawami!



piątek, 20 października 2017

Praktyczne Biuro - korekta tekstu

Na portalach dla freelancerów aż roi się od zleceń dla copywriterów. Redakcja wszelkiego rodzaju tekstów jest zdecydowanie w cenie. Wśród ofert królują zlecenia na teksty reklamowe, opisy produktów, artykuły do pozycjonowania. Poza redakcją tekstów, od czasu do czasu można natrafić na zlecenia dotyczące korekty gotowych treści. Skąd bierze się taka potrzeba? Czy jest to wina niedouczenia? Zbędna fanaberia? Czy raczej dobre, odpowiedzialne zagranie?

Zdecydowanie hołduję tej trzeciej opcji. Osoby zlecające korektę własnych (lub zleconych) tekstów, poważnie traktują to, co robią i nie oszczędzają na jakości. Nawet najlepszy copywriter ma prawo robić błędy i - co więcej - ma prawo tych błędów nie zauważać! Tak to już jest, że łatwiej dostrzega się pomyłki cudze, niż własne - i nie jest to spowodowane zadufaniem czy przekonaniem o własnym perfekcjonizmie. Po prostu tak jest. Co więcej, nie mówię tu wcale o poważnych błędach językowych, do wykrycia których potrzebny jest dyplom magistra filologii polskiej, ale przede wszystkim o drobiazgach takich jak podwójna spacja, literówki, nieprawidłowe użycie małych/wielkich liter. 

Jeśli nasz tekst będzie zawierał takie potknięcia, na pewno wyłapie je niejeden czytelnik. A po co psuć sobie opinię, skoro można poprosić doświadczonego korektora, żeby "rzucił okiem" na nasze wypociny ;)

W dzisiejszym poście zdradzę co takiego robię ze zleconym tekstem, czyli jak wygląda praca korektora od kuchni...

  1. Po otrzymaniu tekstu do korekty, muszę go po prostu PRZECZYTAĆ. Od deski do deski. Ze zrozumieniem i z otwartym umysłem. Podejść do niego z różnych stron. Rozumieć intencje autora, wyczuć styl, w jakim tekst został napisany i nanosząc poprawki - wiernie ten styl odtwarzać. 
  2. Czytając, poprawiam wszystkie znalezione ewidentne błędy - literówki, ortografię, interpunkcję. Wątpliwości zaznaczam kolorem i zostawiam na kolejne czytanie. 
  3. Po przeczytaniu tekstu i dokonaniu jego korekty... Odpoczywam :) Tak, to bardzo ważna sprawa. Do tekstu trzeba nabrać dystansu, na dłuższą chwilę się od niego odciąć. 
  4. Ze świeżym umysłem siadam do tekstu ponownie. Poprawiam przeoczone błędy, zastanawiam się nad miejscami wątpliwymi. Formatuję. Tekst jest gotowy, ale jeszcze go nie wysyłam.
  5. Trzecie czytanie - zwykłe, bez "czepiania się" i wyszukiwania błędów. Za trzecim razem stawiam się w pozycji czytelnika i rozkoszuję tekstem. A jeśli po drodze coś mi w tym rozkoszowaniu przeszkodzi - poprawiam. I odsyłam.

Usługi korektorskie



A jeśli spodobał Ci się ten post...
i bądź na bieżąco z praktycznymi poradami

poniedziałek, 16 października 2017

Praktyczny Dom - gadżet Matki Polki numer 1



Niedawno, w ramach Praktycznego Biura, pisałam o 5 top gadżetach w pracy asystentki. Dzisiaj Praktyczny Dom ciągnie wątek gadżetów. Prowadzenie domu przy trójce małych dzieci to nie lada wyzwanie. Troje zupełnie różnych osobników, ze swoimi potrzebami i upodobaniami, do tego sprzątanie, pranie, gotowanie (w znacznie zwiększonej ilości) a w moim przypadku również praca na własny rachunek. Niełatwo udźwignąć taki ciężar, jednak są pewne drobiazgi, które Matce Polce mogą znacznie ułatwić życie.


Gadżet Matki Polki numer jeden odkryłam w dość naturalny sposób. Otóż w pierwszej ciąży pracowałam na etacie do dnia porodu. Potem – siłą rzeczy – rozpoczęłam urlop macierzyński,  jednak w dalszym ciągu byłam w stałym kontakcie z ówczesnym pracodawcą i zdalnie wykonywałam większą część przedciążowych obowiązków. Bardzo szybko doszłam do wniosku, że ciężko karmić noworodka, jednocześnie prowadząc rozmowę telefoniczną i sporządzając notatki. Podobnie z przewijaniem, kąpaniem i całą masą podobnych obowiązków. I właśnie wtedy odkryłam ją na nowo... Z szuflady wyjęłam dobra, wysłużoną... słuchawkę bluetooth! Dokładnie tą, którą kupuje się, aby móc prowadzić rozmowę telefoniczną, jednocześnie kierując samochodem. 


Gadżet ten niezwykle ułatwił mi codzienne funkcjonowanie. Nie tylko mogłam jednocześnie zajmować się Bąblem i wykonywać służbowe obowiązki, ale również - co ważne szczególnie przy starszych dzieciach - w ogóle wiedziałam, że dzwoni telefon! Gdy telefon leży dwa pokoje dalej, z magnetofonu lecą Smerfne Hity, a Bąble bawią się na całego, nietrudno przegapić, że ktoś próbuje się właśnie dodzwonić. Mam tu na myśli zarówno telefony służbowe jak i te prywatne (kochanie, jechać jeszcze do sklepu czy wracać szybko do domu?). Również spacery stały się o niebo prostsze. Wózek, tona zabawek, rączki dzieci, chrupki, butelki z piciem, mokre chusteczki i jeszcze do tego telefon (Co na obiad?) - gdy chociaż jedna z tych rzeczy odpada, od razu robi się znacznie lżej.

Polecam wszystkim Matkom Polkom - zarówno tym pracującym, jak i tym w 100% oddającym się macierzyństwu. Bądźmy w kontakcie ze światem - z Bąblem na ręku, przewijaku czy w wózku na spacerze! :) 

niedziela, 8 października 2017

Praktyczne biuro - niezbędne gadżety w pracy asystentki

Stereotypowy obraz lekarza? Biały fartuch i stetoskop.
Kucharz? Biała kucharska czapa, fartuch, drewniana łyżka w garści.
Architekt? Ołówek za uchem, ekierka, biały arkusz zarysowanego papieru.

A jak przedstawia się stereotypowy obraz osobistej asystentki/sekretarki? Oto kilka propozycji wyszukiwarki grafik Pixabay po wpisaniu hasła sekretarka:





Jak widać, komputer i telefon to podstawa. Czy rzeczywiście? Jakie są gadżety must-have asystentki, sekretarki czy też pracownika biurowego, bez których ciężko wyobrazić sobie codzienne funkcjonowanie? Korzystając z dotychczasowego doświadczenia jako asystentka - zarówno stacjonarna jak i wirtualna, stworzyłam 5-punktową listę moich najistotniejszych codziennych pomocy:

  1. Kartka i długopis. Nieprzypadkowo numer jeden na liście. Długopisy i kartki to absolutny mus. U mnie są one wszędzie. W każdej torebce i w każdym pomieszczeniu w mieszkaniu (no, może z wyjątkiem łazienki...) Słysząc dźwięk swojego smartfona, jedną ręką szukam dzwoniącego telefonu, a drugą łapię kartkę i długopis, żeby od razu móc notować co Klient / Szef ma do przekazania.
  2. Smartfon z dostępem do Internetu. Jako osobista asystentka muszę mieć dostęp do informacji zawsze i wszędzie. Często odpowiedź nie może czekać aż znajdę się przy komputerze i zdołam wykonać zlecone zadanie, musi być już, teraz, natychmiast! Najnowsze technologie bardzo ułatwiają szybki dostęp do informacji, z czego często i chętnie korzystam.
  3. Laptop z dostępem do Internetu. To chyba "oczywista oczywistość". Bez komputera, Internetu i podłączonej drukarki biuro - ani stacjonarne ani wirtualne - nie ma prawa bytu.
  4. Słuchawka bluetooth. Mój kolejny hit. Przydatna nie tylko w samochodzie, ale również wszędzie w mieście, gdzie po pierwsze ruch uliczny uniemożliwia usłyszenie telefonu, a po drugie zajęte (lub zmarznięte) ręce odmawiają długotrwałego trzymania telefonu. 
  5. Kalendarz Gmail. Przywiązanie do Gmaila wyniosłam z pierwszej posady jako asystentka, gdzie Szef pracował właśnie na tym kalendarzu - i tak mi zostało. Dzisiaj mam udostępnionych kilka kalendarzy kilku klientów, do tego swój firmowy i drugi - prywatny. Pierwsze miejsce, w które zaglądam po przebudzeniu to właśnie kalendarz Gmail. Do tego mam cały system kalendarzowych przypomnień - mailowych oraz telefonicznych, dzięki którym mam pewność, że nie umknie mi żaden istotny termin. 
Co powiecie na taki obraz asystentki? Zgadza się z Waszymi wyobrażeniami? A może macie swoje gadżety must-have, które dopisalibyście do listy?
 
Jeśli zainteresował Cię ten post,
i bądź na bieżąco!
 
Profesjonalne usługi wirtualnej asystentki:

sobota, 7 października 2017

Praktyczny dom - 15 przydatnych trików w praniu

Wielokrotnie zastanawiałam się jakim cudem nasze prababcie miewały sześcioro - siedmioro dzieci i dawały sobie radę BEZ PRALKI. W naszej rodzinie 2+3, gdzie najstarszy Bąbel ma świeżutko skończone 3 lata, a najmłodszy niewiele ponad pół roku, taki sprzęt jak pralka to przyjaciel nr 1. Średnio wstawiam 10 pełnych pralek tygodniowo. Ale co się dziwić - dwulatce zdarza się jeszcze w nocy zmoczyć łóżko i komplet pościeli siup do pralki, Junior ślini się na potęgę, o rozlewanym mleku i fruwających papkach nie wspominam. A Najstarsza widząc jedną tycią kropeczkę na rajstopkach stwierdza, że są one brudne, wrzuca do kosza i wyciąga kolejne, czyste.  Temat prania jest Praktycznemu Domowi dobrze znany, stąd i parę przydatnych trików.

  1. Pranie segreguję na 4: osobno piorę białe, ciemne, kolorowe i czerwone. Tak, czerwone to zdecydowanie osobna pralka. Na szczęście mając dwie córki, ubrań w odcieniach czerwieni i różu mam całkiem sporo, nie muszę więc czekać miesiąca, aby taką pralkę wstawić ;)
  2. Chusteczki do prania - hit ostatnich lat. "Wyciągają" one niepożądany kolor z prania, zapobiegając zafarbowaniu pozostałych ubrań. Używam, pomimo segregowania.
  3. Siateczki do prania. Używam sporadycznie, do delikatnych tkanin, rajstop, ubrań z cekinami i innymi drobnymi elementami, które mogą haczyć w praniu. Przydatne, ale nieczęsto używane.
  4. Płyny, proszki, kapsułki. Jestem zwolenniczką płynów. Nie rozsypują się jak proszek i pozwalają się dozować - nie jak kapsułki. Płyn do płukania Coccolino - pięknie pachnie i utrzymuje się na ubraniach, chociaż mój nos chyba się do niego za bardzo przyzwyczaił. Może ktoś polecić godnego konkurenta? Chętnie wypróbuję.
  5. Mydło na plamy. Pocieram nim świeżą plamę, a po paru godzinach wrzucam ubranie do pralki. Bardzo ekonomiczne - przy wspomnianych ilościach prania, jedną kostkę mam od ponad 3 lat i nadal jest jej ponad połowa!
  6. Świeże plamy na obrusie traktuję wodą gazowaną. "Wyciąga" ona plamę z obrusa znacznie lepiej niż zwykła woda.
  7. Za radą znajomej swetry od niedawna piorę w... dziecięcym szamponie do włosów. Dzięki temu pozostają one puszyste i milutkie, że aż chce się je zakładać :)
  8. Do białego prania od czasu do czasu dorzucam łyżkę sody oczyszczonej, dzięki czemu biel jest jeszcze bielsza!
  9. Kurtki i bluzy z zamkiem błyskawicznym najpierw zapinam, a potem przewracam na drugą stronę. Zamki nie odrywają się, nie haczą i nie niszczą bębna.
  10. Plamy z potu na białych koszulach najpierw pocieram magicznym roztworem 1/2 szklanki soku z cytryny + 1/2 szklanki wody.
  11. Wciągam Bąble do pomocy przy praniu. Dwu- i trzylatka doskonale wiedzą który płyn gdzie wlewamy, potrafią wstępnie posegregować pranie, przypominają o chusteczce do kolorów. Równie chętnie opróżniają bęben i wieszają pranie na suszarkę. Pomagają, mają swój obowiązek do wykonania, nie nudzą się gdy ja jestem zajęta domem - same korzyści!
  12. Pralka nie tylko dla ubrań - w naszej pralce prały się już pluszaki, ceraty, szmaty, mopy, wałki od malowania ścian, gąbki (poza tymi do ciała), całe sterty poremontowych sprzętów. Jak się okazuje - można. Podobnie testowałam co można umyć w zmywarce - ale o tym innym razem ;)
  13. Pranie wyciągam i rozwieszam gdy tylko się skończy prać. Dzięki temu unikam tony prasowania. Właściwie, poza koszulami to nie prasuję. Ale to nie przypadek - kupuję takie ubrania, które tego prasowania nie wymagają. Szkoda mi czasu na prasowanie...
  14. Prasowanie koszul - tu mistrzem jest mój brat. Genetyka zrobiła swoje i oboje charakteryzujemy się wstrętem do żelazka. Brat wyciąga koszule z pralki zanim zacznie wirować, rozwiesza je na wieszakach na balkonie lub nad wanną i pozwala schnąć. W zależności od materiału, tak wysuszonej koszuli albo nie prasuje się wcale, albo prasowanie jest znacznie łatwiejsze.
  15. Wieszaki. Moja mama robiła tak zawsze, stąd myślałam, że każdy tak robi. Okazuje się, że wcale nie, dlatego dorzucam ten punkt do listy. Koszule, bluzy, kurtki suszę na wieszakach ubraniowych. Na suszarce zajęłyby one strasznie dużo miejsca, poza tym nie wiedziałabym jak je rozwiesić, żeby wyschły jak najszybciej i pogniotły się jak najmniej. Na wieszaku natomiast schną szybko, pięknie rozprostowane i gdy tylko są suche, z tym samym wieszakiem wędrują na miejsce do szafy. 
Czy macie jeszcze jakieś sprawdzone patenty na pranie? A może nie zgadzacie się z jakimś punktem? Chętnie podyskutuję i dowiem się czegoś nowego.  

A jeśli spodobał Ci się ten wpis, polub nas na Facebooku
i bądź na bieżąco z praktycznymi poradami!